Optimisez la gestion de votre entreprise

Gérer une entreprise ne se limite pas aux aspects attrayants tels que la relation client, la communication ou les ventes. Pour une gestion efficace, que vous soyez une start-up en pleine croissance ou une entreprise établie cherchant à maintenir sa compétitivité, optimiser la gestion de votre entreprise est essentiel pour assurer la pérennité de votre affaire sur le marché. Dans mon cas personnel, j’utilise quelques techniques qui m’apportent une aide essentielle notamment pour le suivi de l’activité de mon entreprise. Pour vous aider, j’ai décidé de rédiger un article en vous confiant mes outils et méthodes personnelles. Je vous souhaite une bonne lecture.

Un processus long, mais essentiel !

Optimiser la gestion de son entreprise ne se limite pas à la définition d’une méthode ou d’une stratégie. C’est un processus continu sur le long terme, qui implique l’évaluation constante de vos opérations, l’identification des éventuelles inefficacités et des opportunités d’amélioration, et la mise en œuvre de solutions adaptées à vos besoins.

Lorsque l’on est entrepreneur, il est essentiel de se renseigner sur tous les aspects environnants à son affaire. En ce qui me concerne, j’aime naviguer sur les blogs d’entrepreneurs à la recherche des dernières techniques d’entrepreneuriat, mais aussi pour me renseigner sur les aspects commerciaux et juridiques des entreprises. Je me suis abonnée à une revue de gerant de sarl qui m’aide beaucoup à me tenir au courant des actualités.

Si vous n’avez pas de vision claire de l’état de santé de votre affaire, votre gestion ne sera pas efficace. Je le sais bien, cette réflexion est chronophage, mais elle est essentielle pour la réussite de la gestion de votre entreprise.

Commencez par faire l’état des lieux de votre affaire

Commencez par analyser votre situation d’aujourd’hui pour évaluer les améliorations à apporter. Identifiez les dysfonctionnements, les pertes, les produits, la concurrence… Faites un état des lieux des facteurs environnants à votre entreprise pour détecter vos forces et vos faiblesses. Pour une analyse efficace qui prenne en compte une vision macro et micro environnement, je vous recommande la méthode SWOT.

  • Strengths – Forces : identifiez toutes les forces de votre entreprise qui font sa valeur ajoutée. Cela peut être la compétitivité, les tarifs, la localisation, une spécialité, un brevet, la qualité des produits, etc…
  • Weaknesses – Faiblesses : ce sont les paramètres qui empêchent votre entreprise d’avancer. Comme exemples : un faible chiffre d’affaires, une faible renommée, un portefeuille client faible, une diminution des budgets, une différenciation faible de la concurrence, un système informatique défaillant, un turn over…
  • Opportunities – Opportunités : ce sont tous les facteurs environnants au niveau macro, qui sont des opportunités à prendre pour votre entreprise tels qu’un marché en croissance, une réglementation favorable, un changement de profil des consommateurs, un événement en lien avec votre entreprise…
  • Threats – Menaces : ici, ce sont toutes les menaces auxquelles votre entreprise peut faire face comme une réglementation défavorable, la saisonnalité, l’augmentation des prix, le coûts des matières premières, etc…

Posez vos objectifs

Une fois l’analyse de l’état de santé actuel de votre entreprise via la méthode SWOT, définissez des objectifs clairs, précis et mesurables pour concentrer vos efforts dessus et pour mobiliser vos ressources de manière optimisée !

On parle d’objectifs SMART :

  • Spécifique : vos objectifs doivent être clairement définis pour que vos actions soient efficaces.
  • Mesurable : quantifiez vos objectifs pour savoir quand est-ce que vous avez atteint votre objectif.
  • Atteignable : définissez des objectifs que vous êtes sûr de pouvoir atteindre, qui sont proportionnels avec vos moyens humains, financiers et matériels.
  • Relevant : vos objectifs doivent apporter de la valeur ajoutée à votre entreprise, être rentables et pertinents.
  • Temporel : fixez-vous des délais pour les atteindre pour mesurer votre progression.

Établissez votre plan d’actions !

Maintenant que vous connaissez l’origine des défaillances de votre entreprise, que vous vous êtes fixé des objectifs précis sur le court, le long et le moyen terme, il est temps pour vous de préparer votre plan d’actions.

Après la réflexion vient le moment de l’action. Vous devez agir et établir une stratégie en fonction de vos objectifs pour les atteindre. Je n’ai pas de méthode en particulier à vous préconiser. Pour ma part, je prépare un tableau Excel ou un document Word sur lequel je liste mes objectifs, et j’inscris mon plan par objectif.

Pensez à intégrer dans vos actions : du marketing et une communication adaptés, les événements liés si existants, les acteurs concernés qui peuvent vous apporter de l’aide, vos cibles. Ce tableau en fait, doit répondre aux questions :

  • Pourquoi ? : c’est votre objectif à atteindre !
  • Quoi ? : inscrivez ici vos actions, vos projets pour atteindre cet objectif.
  • Qui ? : il s’agit d’inscrire la personne chargée du projet.
  • Comment ? : ce sont les ressources, les événements et tous moyens matériels et financiers pour engager votre action.
  • Quand ? : il est important d’inscrire les dates de début et de fin de vos actions.
  • Où ? : indiquez la zone géographique concernée par l’action.
  • État d’avancement : pour avoir une vue d’ensemble sur l’avancement de votre plan d’actions, je vous conseille d’inscrire l’état d’avancement de chacune de vos actions “à faire”, “en cours”, “terminé”.

Le bilan de vos actions

Une fois toutes vos actions réalisées, il est indispensable de faire le bilan de ces dernières pour évaluer leur efficacité et leur éventuel renouvellement. Le bilan est un document de référence qui va vous permettre de suivre les évolutions de votre entreprise. Il va retracer tous les moyens qui ont été mobilisés pour propulser vos actions. Il doit vous permettre d’évaluer si vos projets ont été rentables, mais aussi de vous projeter dans l’avenir.
Mon ultime conseil : partagez vos projets, vos avancées et le bilan de vos actions avec vos équipes. Se sentir acteur de son entreprise est favorable à la cohésion, à la motivation mais aussi à la confiance mutuelle entre chaque membre de l’équipe.

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