Pour de nombreuses PME, la gestion de la maintenance informatique est un casse-tête. Faut-il embaucher un informaticien en interne ? Continuer de faire appel à un dépanneur au cas par cas ? Ou franchir le pas de l’externalisation ? Contrairement aux idées reçues, l’externalisation n’est pas réservée aux grandes entreprises. Elle peut devenir une décision stratégique et surtout, financièrement très rentable pour votre PME.
Alors, à quel moment l’externalisation devient-elle la solution la plus judicieuse pour votre business ?
Les signes qui ne trompent pas : votre PME a besoin d’externaliser
Avant de se pencher sur les chiffres, il est essentiel d’identifier les signaux d’alerte. Si vous reconnaissez votre entreprise dans l’une de ces situations, il est grand temps de considérer l’externalisation :
- Les problèmes IT perturbent votre productivité : Vos employés perdent un temps précieux à cause de pannes récurrentes, de bugs logiciels ou de lenteurs réseau. Chaque minute passée à résoudre un problème technique est une minute de moins consacrée à votre cœur de métier.
- Votre système d’information n’est pas sécurisé : Les cyberattaques se multiplient et les données de votre entreprise sont de plus en plus précieuses. Si la sécurité n’est pas gérée par des experts, vous exposez votre PME à des risques majeurs, pouvant aller jusqu’à l’arrêt total de votre activité.
- Vous payez trop pour des interventions ponctuelles : Les services de dépannage à l’heure peuvent sembler économiques au premier abord. Mais les coûts s’accumulent et sont imprévisibles, rendant la gestion de votre budget IT chaotique.
- Vous manquez d’expertise technique : Le monde de l’IT évolue à une vitesse fulgurante. Il est impossible pour une seule personne en interne de maîtriser tous les domaines, de la cybersécurité au cloud, en passant par la gestion des serveurs.
Coûts cachés vs. rentabilité visible : le calcul gagnant de l’externalisation
C’est là que la magie opère. Au-delà des bénéfices en termes de productivité, l’externalisation est une véritable source d’économies.
- Réduction des coûts fixes : Embaucher un technicien IT en interne représente un coût salarial élevé (salaire, charges sociales, primes, etc.). S’ajoutent à cela les frais de formation, l’achat de matériel spécifique et le temps de recrutement. En externalisant, vous transformez ces coûts fixes en un coût variable et prévisible, via un contrat de service mensuel ou annuel.
- Un accès à l’expertise sans surcoût : Un prestataire de maintenance IT met à votre disposition une équipe complète d’experts spécialisés dans divers domaines. Vous bénéficiez ainsi d’une compétence de haut niveau pour le prix d’un service mutualisé, souvent 30 à 50% moins cher que l’équivalent en interne.
- Maîtrise budgétaire totale : Les contrats d’infogérance informatique sont transparents et s’ajustent à vos besoins. Vous savez exactement combien vous coûtera la maintenance de votre parc informatique, sans mauvaises surprises. Cela facilite la planification et vous permet d’allouer vos ressources financières à des projets plus stratégiques.
Selon une étude, une PME externalisant sa fonction support (dont l’informatique) peut économiser entre 15 % et 30 % dès la première année.
Bien plus que de la maintenance : les avantages stratégiques
Externaliser ne se résume pas à résoudre des pannes. C’est un choix stratégique qui propulse votre entreprise vers l’avant :
- Concentration sur votre cœur de métier : En déléguant la gestion IT à des experts, vous libérez vos équipes de cette charge mentale. Elles peuvent alors se concentrer à 100% sur les activités qui génèrent de la valeur et de la croissance pour votre entreprise.
- Sécurité et conformité renforcées : Les prestataires spécialisés sont à jour des dernières menaces et des réglementations (comme le RGPD). Ils mettent en place des protocoles de sécurité avancés et assurent une veille technologique constante, ce qui est une assurance contre les risques de cybersécurité.
- Évolutivité et flexibilité : Votre entreprise grandit ? Vos besoins changent ? Un contrat de maintenance externalisé est conçu pour s’adapter. Vous pouvez facilement augmenter ou diminuer les services selon la taille de votre équipe ou l’évolution de vos projets, sans avoir à recruter ou à licencier.
En conclusion, si votre PME a atteint une taille où les problèmes IT dépassent les compétences internes ou si le coût d’une embauche est trop élevé, l’externalisation n’est plus une option mais une stratégie de croissance. Elle vous permet de bénéficier d’une expertise de pointe, de sécuriser votre activité et de transformer un centre de coût en un véritable levier de rentabilité.