Investir dans une imprimante multifonction professionnelle est une décision stratégique qui impacte directement la productivité et les finances de votre entreprise. Une imprimante mal choisie peut entraîner des goulots d’étranglement, des coûts cachés et une frustration quotidienne. En tant que spécialistes, nous vous guidons à travers les critères fondamentaux pour transformer cette dépense en un investissement rentable.
1. Volume d’impression : déterminer la puissance nécessaire
Le critère le plus critique pour la fiabilité et le rendement est le volume de travail que la machine devra supporter.
Critère 1 : le volume d’impression mensuel
Chaque imprimante est conçue pour un cycle de service mensuel maximal. Il est essentiel de choisir un modèle dont le volume d’impression mensuel couvre votre usage réel.
- Comment l’estimer ? Comptez le nombre de ramettes de papier (500 feuilles) consommées en moyenne chaque mois par l’ensemble de vos collaborateurs.
- Les paliers d’usage (non représentatifs des secteurs d’ activités spécifiques très consommateurs d’impression. Ex : juridique, éducation…) :
- Micro-entreprise / TPE (1 à 5 utilisateurs) : 500 à 2 500 pages/mois.
- PME / groupe de travail (5 à 20 utilisateurs) : 3 000 à 10 000 pages/mois.
- Grands groupes / services intensifs : 10 000 pages et plus par mois.
- L’erreur à éviter : Sous-estimer votre VMR conduit à l’usure prématurée du matériel, à des pannes fréquentes et à l’annulation de la garantie. Une machine professionnelle doit résister à l’intensité de votre activité.
Critère 2 : la vitesse (PPM)
La vitesse d’impression (pages par minute – PPM) garantit un flux de travail continu. Pour un bureau actif avec des besoins d’impression variés, visez au minimum 25 à 75 ppm en couleur. Si le temps est de l’argent, cette rapidité est non négociable.
2. Le coût total de possession (CTP) : la vérité des chiffres
Oubliez le prix de la machine. Le véritable facteur financier est le coût total de possession (CTP), qui englobe tous les frais sur la durée de vie de l’appareil.
CTP=Achat/Location+Consommables+Maintenance+Énergie+Coûts Indirects
Critère 3 : le coût par page (CPP)
Le CPP (en € par page) est l’une des métriques les plus importantes. Il se calcule en divisant le prix du consommable (toner ou cartouche) par son rendement annoncé par le fabricant.
3. Intégration et fonctionnalités avancées
Les imprimantes modernes sont des outils de gestion documentaire. Leurs fonctionnalités doivent être évaluées sous l’angle de la productivité et de la fiabilité des processus.
Critère 4 : sécurité des données et confidentialité
Dans le contexte actuel du RGPD, la sécurité d’impression est vitale pour l’autorité et la fiabilité de votre entreprise.
- Impression sécurisée : Le document n’est imprimé qu’après que l’utilisateur s’est authentifié sur l’appareil (via un code PIN ou un badge RFID).
- Protection du réseau : Fonctions de cryptage des données et de filtrage d’accès pour empêcher les menaces réseau de passer par l’imprimante multifonction professionnelle.
- Effacement du disque dur : Les modèles haut de gamme effacent automatiquement les données d’impression stockées sur leur disque interne.
Critère 5 : gestion documentaire et connectivité
Une bonne imprimante MFP permet d’avoir une gestion de parc d’impression intelligente et raisonnée.
- Chargeur automatique de documents (CAD) : Essentiel. Optez pour le CAD recto-verso en un seul passage si vous numérisez souvent des liasses.
- Numérisation vers le cloud : L’intégration native avec des services comme Google Drive, SharePoint ou OneDrive transforme l’imprimante en une passerelle de dématérialisation.
- Connectivité polyvalente : Prise en charge d’Ethernet (pour le réseau stable), Wi-Fi et impression mobile (AirPrint/Mopria).
- Format A3 : Un besoin d’imprimer ou de numériser des plans, affiches ou documents légaux au format A3 ? Vérifiez que le modèle le supporte nativement.
4. Durabilité et maintenance (garantie de l’expertise)
Critère 6 : facilité de maintenance et durabilité
Le choix du fournisseur doit garantir l’expérience et l’expertise en cas de problème.
- Longévité : Les imprimantes laser sont généralement plus robustes et conçues pour durer.
- Garantie et service : Préférez les marques proposant des contrats de maintenance tout inclus (pièces, main-d’œuvre, consommables hors papier) ou un service après-vente reconnu pour sa réactivité.
- Éco-responsabilité : Cherchez les certifications Energy Star pour la consommation d’énergie et les programmes de recyclage des toners/cartouches.
Choisir la bonne imprimante revient à anticiper la croissance de votre entreprise et à évaluer rigoureusement le CTP sur plusieurs années. Ne vous contentez jamais du prix le plus bas à l’achat ; c’est le coût par page et la fiabilité de la machine qui détermineront son impact réel sur votre rentabilité.