La gestion des notes de frais représente un puzzle à résoudre pour plusieurs entreprises. Néanmoins, dans l’univers entrepreneurial, elle demeure un sujet central qui mérite que vous vous y attardiez, surtout si vous songez à limiter les pénalités ou à réaliser des économies. Vous vous posez des questions d’ordre général au sujet de cette pratique financière ? Si oui, alors vous êtes sur la bonne page. 

Cet article se propose de vous donner toutes les informations nécessaires dont vous avez besoin pour rédiger ou gérer de manière efficiente vos notes de frais. Il convient aussi bien aux salariés qu’aux chefs d’entreprise. 

Qu’est-ce que la gestion des notes de frais ? 

En tant que salarié, vous pouvez être amené à avancer les frais de mission, acheter des services ou des produits pour le bon fonctionnement de l’entreprise pour laquelle vous travaillez.

Puisque l’argent est sorti de votre portefeuille personnel au profit de ladite société, votre employeur se doit de vous rembourser, sur présentation des justificatifs des dépenses professionnelles effectuées. La note de frais n’est rien d’autre que le document officiel que vous avez à présenter pour prouver que les frais engagés ont été dépensés dans l’intérêt de la société afin d’obtenir leur remboursement. Mieux, c’est un document financier de première importance pour la bonne gestion de la comptabilité d’une entreprise et qui est surveillé de près par l’administration fiscale (l’URSSAF). Ce sont d’ailleurs les principales raisons pour lesquelles elle se doit d’être nominative, formalisée, datée et détaillée. Sur une note de frais, chaque dépense est clairement justifiée en plusieurs rubriques (la date, le lieu, le montant, le motif, le montant de la TVA, le nombre de nuits passées au cours de la mission, etc.). Néanmoins, dans le cas précis d’une dépense collective (un repas d’affaires entre collaborateurs par exemple), il faudra également renseigner le nom, les prénoms, la fonction et le nom du département des participants à cette sortie. Ainsi, la gestion des notes de frais représente l’ensemble des démarches qu’une entreprise déploie pour vérifier, pour prendre en charge et pour rembourser les dépenses de missions de ses salariés. 

Bon à savoir : la note de frais est encore appelée fiche de frais, puisqu’elle se présente sous forme d’une fiche faisant part des dépenses professionnelles émises par le salarié. Voici d’ailleurs quelques exemplaires de modèle note de frais que vous pouvez télécharger gratuitement. 

Quelles sont les étapes d’une gestion efficiente des fiches de frais ? 

La gestion des notes de frais s’avère bien souvent complexe. Elle n’épargne aucune entreprise, et elle fait intervenir plusieurs parties prenantes qui interagissent dans un seul et unique but. Pour éviter les sanctions juridiques de même que les charges inutiles, il s’avère crucial de bien cerner les étapes de la procédure ainsi que les règles qui la sous-tendent, que vous soyez employé ou salarié. Voici les trois grandes étapes essentielles du déroulement d’une note de frais qu’il faut suivre pour une gestion optimale. 

La création de la fiche de frais : c’est le point de départ de la procédure. 
Cette étape concerne généralement le salarié. Pour la réussir, il est appelé à respecter les trois étapes que voici :  

  • Avant son voyage, il se doit de prévoir une liste des éventuelles dépenses à faire durant le voyage. Sur celle-ci, il convient de renseigner les frais de carburant, de billets de transport, d’hôtels, de restaurant, de transport, d’hébergement (si son domicile est à plus de 50 km de son lieu de mission) et de péages. 
  • Durant le voyage, il s’assure de prendre un justificatif original et clair à la suite de chaque dépense. L’absence d’un justificatif peut engendrer un rejet pur et simple du remboursement des frais qui y sont associés.
  • Après son voyage, il prépare une demande de note de frais conformes à l’objet social puis l’envoi au département responsable de la vérification des notes de frais. Il doit joindre nécessairement à la demande tous les originaux des justificatifs requis (factures, reçus papiers, tickets de caisse, ticket de péage, carte grise du véhicule de transport, le billet de train, etc.) pour se faire rembourser. 

Si vous êtes un salarié, n’oubliez pas aussi de respecter les clauses de la politique des dépenses professionnelles et de remboursement de votre entreprise durant la rédaction de votre fiche de frais. Vous y trouverez également l’ensemble des pièces à fournir pour justifier chacun de vos frais engagés. Pour l’obtenir, rapprochez-vous de votre employeur. 

La vérification de la note de frais : à cette étape, toutes les informations mentionnées dans la note de frais sont minutieusement contrôlées par la cellule concernée. 
La validation de la fiche de frais : cette dernière phase est marquée par le passage des écritures comptables et le remboursement complet des frais déboursés par le salarié. Néanmoins, cette demande peut être rejetée par l’entreprise. Dans ce cas, le salarié est amené à joindre à la demande les informations complémentaires demandées et la renvoyer à la cellule responsable de la gestion des fiches de frais pour une nouvelle vérification. 

Bon à savoir : pour équilibrer votre bilan comptable, vous devez inclure les remboursements à l’égard des salariés de votre entreprise au compte 421 « Personnel – rémunérations dues ». Si vous êtes un employeur, alors évitez de comptabiliser les montants des frais de vos employés dans leurs charges sociales. 

Comment simplifier la gestion des notes de frais de votre entreprise ? 

La gestion des notes de frais s’avère bien souvent longue, chronophage, énergivore et délicate (à cause des nombreuses règles qu’il convient de suivre pour ne pas subir des pertes). Le fait de dématérialiser ou d’automatiser la gestion de vos notes de frais par le biais d’un logiciel s’avère une bonne idée. D’une part, cela aide à simplifier le processus, à détecter les éventuelles incohérences, à récupérer instantanément les montants de la TVA, à accélérer le remboursement de vos collaborateurs et à réduire les coûts du personnel et d’archivage. D’autre part, c’est un bon moyen pour limiter les erreurs d’imputation achats/notes de frais, restreindre les erreurs d’imputation de la TVA, gagner du temps, limiter les abus et vous rendre l’existence facile. 

  • Vos collaborateurs émettent leurs demandes de notes directement en ligne.
  • À la fin du mois, vous les examinez, vous validez ceux qui méritent d’être acceptés et refuser le reste en un clic, à votre convenance.
  • Et pour terminer, vous pouvez consulter le montant total des dépenses de votre entreprise de façon automatique. 

Par ailleurs, il convient de définir une politique de voyage claire au sein de votre entreprise puis de la communiquer régulièrement à vos collaborateurs de manière à ce qu’ils comprennent son contour dans les moindres détails. En appliquant ce conseil, vous permettrez à vos collaborateurs de pallier le problème relatif au non-respect des politiques de voyage et les éventuelles erreurs d’imputation au niveau de la comptabilité. N’hésitez surtout pas à imposer une amende à vos collaborateurs qui se donnent le plaisir de frauder, sinon, vous risquez de subir un redressement fiscal ou de recevoir une lourde amende de la part du fisc à la suite des contrôles.

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