Comment réussir l’intégration d’un ERP dans une PME ?

Il est dans l’intérêt de toute PME d’utiliser un logiciel ERP (Enterprise Resource Planning). Automatisant certaines tâches, cet outil procure un important gain de temps. Centralisant le système d’information de l’entreprise, il améliore par ailleurs le pilotage de son activité. Il faut toutefois réussir l’intégration d’un ERP pour bénéficier des différents avantages qu’il offre.

Quelles sont les étapes pour réussir l’intégration d’un ERP dans une PME ?

L’ERP est un outil dédié à la gestion des ressources d’une entreprise. Quelle que soit la taille de la vôtre, vous trouverez forcément la solution adaptée. Pour les PME, il s’avère particulièrement intéressant de voir le logiciel x3 sur apogea. Réduction de vos coûts de production, hausse de votre compétitivité et simplification du pilotage de votre activité sont quelques-unes de ses promesses.

Les avantages d’un ERP sont nombreux. Ce logiciel doit cependant être bien implémenté pour remplir efficacement son rôle. Il est nécessaire de respecter plusieurs étapes pour réussir l’intégration d’un ERP dans une PME. La première consiste à préparer votre projet. Cela commence par un audit pour déterminer les pratiques et les usages de votre entreprise. L’objectif est d’inventorier les problématiques et les obstacles auxquels l’ERP devra apporter une solution.

Quelles sont les étapes pour réussir l'intégration d'un ERP dans une PME ?
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La préparation de votre projet ERP requiert également la mise en place d’une équipe dédiée. Cette dernière assurera notamment la cohérence dans l’intégration du logiciel. Elle s’occupera également de son pilotage et de sa gestion. Pour constituer votre équipe, choisissez 2 ou 3 collaborateurs ainsi qu’un chef de projet. Leur tâche initiale sera d’évaluer les besoins de votre PME pour définir le périmètre de votre projet ERP. Pour ce faire, ils peuvent exploiter les résultats de l’audit et consulter la direction d’entreprise. La première étape se termine par la rédaction d’un cahier des charges.

Dès lors, vous pouvez passer au choix de votre ERP. Il faut que le logiciel comporte toutes les fonctionnalités indiquées dans votre cahier des charges. La technologie proposée par la solution constitue un autre critère de sélection. Faites votre choix en fonction des enjeux de votre projet. Par exemple, si la mobilité fait partie intégrante de la manière dont travaillent vos collaborateurs, un ERP cloud conviendra davantage. Une fois que vous avez opté pour un logiciel, faites appel à un intégrateur pour le déployer au sein de votre PME. Privilégiez un prestataire qui possède une certaine ancienneté. Vous pouvez aussi vous fier au nombre d’entreprises ayant déjà sollicité un intégrateur pour vous faire une idée de la qualité de ses services.

En parallèle, pensez à impliquer vos collaborateurs dans votre projet. C’est essentiel pour réussir l’intégration d’un ERP dans une PME. Exposez à vos employés les bénéfices de la mise en place d’une telle solution. Répondez par ailleurs à leurs questions et prenez en considération leurs craintes s’ils en expriment. De cette manière, l’adoption du logiciel au sein de votre entreprise s’effectuera plus rapidement, car vos collaborateurs opposeront moins de résistance au changement apporté par l’outil.

La dernière étape concerne le déploiement à proprement parler. Cela commence par la mise en production qui consiste à mettre à jour le système d’information existant et à migrer ses données dans la base unique du logiciel. Il convient ensuite de procéder aux paramétrages nécessaires. Enfin, des tests doivent être effectués. Si des modifications s’imposent, celles-ci seront sans aucun doute évoquées dans les feedbacks des utilisateurs collectés par l’équipe dédiée au projet ERP.

Comment former ses employés a correctement utilisé l’ERP ?

Il ne sert à rien de réussir l’intégration d’un ERP dans une PME si les collaborateurs ne maîtrisent pas son utilisation. Pour tirer pleinement profit de cet outil, vous ne devez pas hésiter à faire suivre une formation à vos employés. Celle-ci permettra entre autres de :

  • Favoriser l’acceptation du nouveau logiciel par le plus grand nombre ;
  • Acquérir les compétences nécessaires pour utiliser de manière adéquate et efficace l’outil ;
  • Réduire la peur liée à son utilisation.
Comment former ses employés a correctement utilisé l'ERP ?
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Veillez à choisir le bon moment pour former vos salariés à l’utilisation de votre ERP. Il est notamment conseillé de le faire avant l’intégration du logiciel pour qu’ils puissent le prendre en main sans attendre lorsqu’il sera opérationnel. Selon sa complexité, il se peut que plusieurs sessions soient nécessaires. Il est également recommandé d’organiser régulièrement des formations au cours de la première année qui suit le déploiement de la solution pour permettre à vos employés de s’y familiariser totalement.

Les formations ne doivent pas être trop théoriques. Pour accélérer la prise en main, il faut davantage miser sur les pratiques et les simulations. En plus de la formation présentielle, il s’avère d’autre part judicieux de recourir à d’autres modes d’apprentissage (formation à distance, e-learning, etc.).

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