Un projet ERP est un projet d’envergure qui peut impacter de différentes manières le fonctionnement de l’entreprise. Il est donc primordial de veiller à sa bonne réalisation, afin d’en obtenir les résultats attendus. Pour ce faire, vous devez vous assurer de son acceptation et de son adoption par tous les acteurs de l’entreprise.
Qu’est-ce qu’un projet erp ?
Pour le définir en termes clairs, l’ERP est un outil central de gestion du Système d’Information de l’entreprise. C’est un logiciel de gestion qui offre plusieurs avantages, tels que l’amélioration des performances et l’optimisation des ressources et des coûts. Sa mise en place requiert la rédaction d’un cahier des charges ERP, une mission qui incombe au chef de projet.
Il faut savoir qu’en réalité, le terme ERP vient de l’anglais « Enterprise Ressource Planning ». Lorsqu’on le traduit en français, on obtient « Progiciel de Gestion Intégré », soit PGI. Ce logiciel de gestion se présente comme un groupe de modules reliés à une base de données unique. Il a été créé dans le but de vous aider à mieux gérer l’ensemble des processus opérationnels de l’entreprise.
Ce n’est donc pas sans raison si l’ERP est considéré comme la colonne vertébrale d’une entreprise. Il intègre plusieurs solutions de gestion telles que :
- La gestion des ressources humaines
- La gestion comptable et financière
- La gestion du commerce en ligne
- La gestion des stocks, etc.
En d’autres termes, un logiciel ERP peut regrouper à lui seul, un logiciel de gestion des stocks, un logiciel de facturation et bien d’autres encore.
Comment réussir un tel projet ?
La réussite d’un projet ERP n’est pas une mission impossible. En effet, il est tout à fait possible pour un professionnel compétent de mener le projet jusqu’à son terme et d’en tirer des bénéfices réels pour l’entreprise. Si vous avez besoin de conseils pour y parvenir, notamment pour la rédaction du cahier des charges ERP, vous pouvez compter sur Eden ERP, une entreprise experte dans ce domaine.
Vous aurez également besoin de plusieurs mois et d’une équipe entière pour réussir à atteindre vos objectifs. Enfin, pour que le projet soit une réussite, il faudra procéder étape par étape, en suivant le bon ordre. Il faudra donc :
Obtenir l’adhésion de la direction de l’entreprise
Cette étape est indispensable et doit être la toute première à laquelle vous devez penser. En effet, avant même le début de la mise en place du projet, vous devez obtenir l’accord des dirigeants de l’entreprise. Ce n’est qu’après cela que vous pourrez vous investir pour trouver la solution la plus adaptée parmi tous les ERP disponibles. Vous devez garder à l’esprit que même si ce projet s’avère être bénéfique à tous les niveaux pour l’entreprise, sa mise en place requiert un budget et des ressources importantes. Il est donc possible que les dirigeants soient contre cette idée.
Monter une bonne équipe
Après l’accord de la direction, l’étape suivante est de mettre en place la bonne équipe projet. Cette équipe doit prendre en compte les utilisateurs de l’outil, car ce sont eux les premiers à savoir quelles sont les fonctionnalités et les paramètres à rechercher pour que l’ERP soit vraiment utile. Alors veillez à intégrer à votre équipe, des responsables, mais aussi des agents opérationnels dans les services comme le marketing, les finances, les ressources humaines, etc.
Veiller à l’adhésion des collaborateurs
Le personnel de l’entreprise doit lui aussi être impliqué dans la mise en place du projet ERP. En effet, comme nous l’avons mentionné plus haut, ce sont eux les principaux utilisateurs de l’outil. Ce serait donc une grave erreur de ne pas les impliquer. S’ils opposent une résistance, le projet aura beaucoup de mal à porter des fruits et peut même se solder par un échec.
Déterminer les besoins de l’entreprise
Une fois que tous les principaux acteurs sont prêts à travailler main dans la main pour la réussite du projet, vous pourrez passer à la phase d’identification des besoins de l’entreprise. A ce niveau, il faudra éviter de créer des frustrations ou de mettre en avant des attentes disproportionnées.
Etablir le cadre du projet
Cette étape est celle qui consiste à rédiger le cahier des charges du projet ERP. Pour que ce dernier soit le plus efficace possible, vous devez d’abord analyser l’existant pour savoir ce qui fonctionne et ce qui doit être amélioré.
Rechercher l’ERP adapté
Pour finir, la dernière étape avant la mise en place du projet est celle qui consiste à rechercher un logiciel ERP adapté à l’entreprise. Ce logiciel doit être conforme à l’activité et à la taille de l’entreprise.
Comment mesurer les résultats du projet ?
Les résultats d’un projet d’envergure comme la mise en place d’un logiciel ERP se mesure avec des indicateurs qualitatifs et quantitatifs. Ainsi, parmi les KPI qualitatifs qui permettent de savoir si un projet ERP est une réussite, on retrouve :
- La productivité : ici il s’agit surtout de vérifier la durée du déroulement des processus, pour savoir si un gain de temps est observé
- La communication : ici le but est de savoir si désormais, la communication est plus fluide et plus efficace au sein de l’entreprise
- La satisfaction des collaborateurs : cet indicateur permet d’obtenir les retours des collaborateurs, pour savoir si oui ou non ils sont satisfaits du logiciel.
Pour ce qui concerne les KPI quantitatifs permettant de mesurer les résultats d’un projet ERP, on retrouve :
- Le coût du projet : l’idéal serait que le coût de l’ERP et de sa mise en place soit inférieur aux économies réalisées grâce à ce logiciel
- Les performances dans chaque service : vous devez analyser ici les performances en fonction des objectifs de chaque service de l’entreprise, pour savoir s’ils ont connu une amélioration suite à l’intégration de l’ERP.