La gestion des notes de frais est une tâche incontournable dans toute entreprise. Elle concerne de nombreuses fonctions au sein de celle-ci (comptabilité, ressources humaines, droit du travail, management, etc.). Qu’est-ce qu’une note de frais ? Quelles sont les obligations y afférentes ? Comment la gérer efficacement ? Réponses ci-après !
Une note de frais : c’est quoi ?
Une note de frais est un document permettant à un salarié de demander le remboursement des dépenses qu’il a engagées personnellement à des fins professionnelles. Ces frais peuvent notamment être liés aux repas, aux déplacements et à l’hébergement. La note de frais constitue une pièce comptable. Sa gestion est particulièrement fastidieuse. Il est nécessaire d’aborder la procédure pour les notes de frais pour comprendre cette situation.
Le salarié qui souhaite se faire rembourser les dépenses qu’il a supportées pour le compte de son employeur doit remplir un formulaire prévu à cet effet. Il faut ensuite l’envoyer au responsable administratif et financier en y joignant des justificatifs. Une fois le document validé, il est enregistré dans les systèmes d’information de l’entreprise. Le remboursement peut alors être enclenché. Celui-ci est généralement effectué au moyen d’un virement bancaire SEPA.
Il convient de noter que le remboursement des frais professionnels n’est pas soumis aux cotisations sociales sous certaines conditions. Le montant perçu par les salariés n’est pas non plus assujetti à l’impôt sur le revenu.
Quelles sont les obligations liées aux notes de frais ?
Les notes de frais impliquent plusieurs obligations. L’une d’elles porte sur leur contenu. Qu’il s’agisse d’un document papier ou d’un fichier numérique, une note de frais doit impérativement comporter les mentions suivantes :
- L’identité du salarié qui a engagé la dépense ;
- L’objet de la dépense ;
- La date à laquelle la dépense a été effectuée ;
- Le lieu de la dépense ;
- Le montant de la dépense hors taxe ;
- Le montant de la TVA ;
- Le montant de la dépense TTC.
Par ailleurs, les salariés sont tenus de soumettre leurs notes de frais dans un délai raisonnable. Ce dernier est généralement déterminé par l’employeur et porté à la connaissance des collaborateurs. Si ceux-ci ne le respectent pas, l’employeur est tout à fait en droit de ne plus procéder à un remboursement, conformément à une décision de justice datant de 2009 (Cour de cassation, chambre sociale, arrêt n° 07–45722 du 29 septembre 2009).
Lorsque les frais professionnels sont justifiés et conformes à la politique de dépenses de l’entreprise, l’employeur a l’obligation de les rembourser. L’indemnisation intervient en principe à une date fixe tous les mois. Néanmoins, l’employeur dispose de 5 ans à partir de la présentation d’une note de frais par un salarié pour procéder à un remboursement.
Comment gérer les notes de frais de ses employés ?
La gestion des notes de frais des employés peut se faire manuellement. Une telle manière de faire est cependant très chronophage. De plus, le traitement manuel favorise les erreurs. Or, ces dernières peuvent conduire à un redressement fiscal en cas de contrôle. Les erreurs sont aussi à l’origine d’une perte financière non négligeable pour les entreprises.
L’utilisation d’un logiciel de note de frais permet d’optimiser la gestion de ce type de document. Il est aussi possible de recourir à un logiciel de paie et RH qui intègre un module dédié aux notes de frais. Dans tous les cas, l’entreprise profitera de multiples avantages.
La réduction des erreurs en fait partie. En effet, l’automatisation des processus élimine les risques d’erreur humaine. D’autre part, le logiciel aide à lutter contre la fraude aux notes de frais (qui représente environ 700 euros par an par salarié) grâce à la détection automatique des anomalies.
Le gain de temps est un autre avantage majeur offert par l’utilisation d’un logiciel de note de frais. Juste après une dépense, les salariés peuvent directement numériser les justificatifs. Les informations qu’ils renferment sont extraites instantanément grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR). Elles sont ensuite automatiquement intégrées dans le centre des données de l’entreprise. Le service comptable et les managers peuvent de ce fait recevoir rapidement les informations relatives à une dépense effectuée par des salariés, ce qui accélère le remboursement.
En outre, un logiciel de note frais permet de vérifier constamment la conformité des frais professionnels engagés par les collaborateurs avec la politique de dépenses de l’entreprise. Cette solution donne également la possibilité de planifier les futures dépenses professionnelles grâce à la génération automatique de rapports.