Facturation électronique obligatoire : dématérialisez dès maintenant !

La facturation électronique a révolutionné la gestion financière des entreprises. Elle est très efficace et permet une réduction des erreurs humaines. Désormais, les organisations doivent l’adopter dans leur processus. Que dit la loi à propos de la facturation électronique ? Quels sont les avantages qu’elle offre ?

La facturation électronique, une obligation pour les entreprises en 2024

Dès le 1er juillet 2024, toutes les entreprises en France devront émettre et recevoir des factures électroniques. Cette obligation a été mise en place par le gouvernement dans le cadre de la lutte contre la fraude fiscale et pour moderniser les pratiques commerciales. Les structures seront donc dans l’obligation de se conformer à cette nouvelle réglementation afin d’éviter des sanctions financières.

Le décret n° 2023-377 du 16 mai 2023 précise les modalités de mise en place de la facturation électronique entre entreprises et indique les conditions nécessaires pour assurer la sécurité des échanges. Cette solution permettra de simplifier les échanges commerciaux et de réduire les délais de paiement, ce qui est bénéfique pour les structures qui sont souvent confrontées à des problèmes de trésorerie.

Pour qu’une facture électronique soit valide et authentique, elle doit comporter certaines mentions obligatoires, telles que :

  • la date d’émission,
  • l’identité de l’entreprise émettrice,
  • le numéro d’identification à la TVA,
  • les produits ou services vendus,
  • l’identité du client, etc.

La facture électronique est souvent transmise au client via une plateforme de dématérialisation. Les entreprises doivent donc commencer à se préparer dès maintenant à cette nouvelle réglementation.

Quels sont les avantages de la facturation électronique ?

La facturation électronique présente de nombreux avantages significatifs.

Une solution très pratique et efficace

La facturation électronique offre une grande commodité et efficacité. En utilisant un logiciel GED pour les entreprises, vous pouvez envoyer vos factures dématérialisées en quelques minutes. Cet outil élimine les tâches fastidieuses liées à la création de factures papier. De plus, grâce à l’automatisation du processus, le travail de votre équipe de la comptabilité est considérablement allégé. Selon une étude du cabinet IDC, environ 30 % du temps de travail de ce service est consacré à la saisie manuelle des factures.

Facturation électronique

L’adoption de la facturation électronique leur permet de réaliser des économies de temps. Ils peuvent utiliser ce temps au profil d’autres tâches importantes. De plus, la facturation électronique réduit les risques d’erreurs. Elle permet de proposer des documents fluides et fiables à vos clients. Cela renforce leur confiance et favorise des relations durables. Vous avez plus de facilité de les fidéliser sur de long terme, ce qui contribue à la croissance de vos activités et à l’augmentation de votre chiffre d’affaires.

En outre, cette solution digitale offre une facilité de stockage et de consultation. En cas de besoin, par exemple lors d’un contrôle, vous pouvez accéder aisément à vos documents à tout moment.

Une approche écologique et économique

La facturation électronique permet aussi de réduire considérablement l’empreinte carbone, ce qui favorise le développement durable. En optant pour cette solution, vous limitez votre consommation d’encre, de papier, d’électricité, etc. De plus, elle réduit les émissions de CO2 liées généralement au transport des factures papier.

En utilisant les factures électroniques, vous encouragez vos clients et employés à participer à une démarche écologique, améliorant ainsi l’image de votre entreprise auprès du public. En dehors de ces avantages, la facturation électronique vous permet de réaliser des économies significatives.

Comment mettre en place la dématérialisation au sein de votre entreprise ?

Voici quelques conseils pour mettre en place la dématérialisation au sein de votre structure.

Choisissez le bon logiciel et formez votre personnel

Investissez dans un logiciel de facturation électronique fiable et adaptée aux besoins de votre entreprise. Assurez-vous qu’il est conforme aux normes de sécurité et qu’il peut gérer efficacement l’envoi, la réception, le stockage et la gestion des factures.

Organisez des sessions de formation pour votre personnel afin qu’ils comprennent le nouveau processus. Veillez à ce que tout le monde soit à l’aise avec le logiciel choisi. De plus, assurez-vous que l’outil s’intègre harmonieusement avec vos systèmes de gestion existants.

Testez, pilotez et établissez des procédures internes

Avant de passer à la facturation électronique à grande échelle, effectuez des tests pilotes pour repérer les éventuels problèmes et ajuster le processus en conséquence. Assurez-vous que vos données financières sont sécurisées. Utilisez des mesures de sécurité appropriées, telles que le cryptage, la gestion des accès et les sauvegardes régulières. Créez des procédures internes claires pour la gestion des factures électroniques.

Prévoyez un système d’archivage numérique conforme aux réglementations en vigueur, en vous assurant que les factures sont stockées de manière sécurisée et accessible pour les audits. Encouragez vos partenaires commerciaux à adopter également la facturation électronique pour rendre le processus plus fluide. Une fois en place, surveillez régulièrement son efficacité et cherchez des moyens d’améliorer le processus.

émission facture électronique

Quels autres documents gérer de manière électronique ?

La gestion électronique des documents (GED) est une pratique de plus en plus courante dans les entreprises de toutes tailles.

Les contrats et les devis

Les entreprises signent régulièrement des contrats avec des fournisseurs, des clients ou des partenaires. La gestion électronique de ces documents permet de les stocker de manière sécurisée et facilement accessible en cas de besoin. Il est aussi possible d’automatiser certaines tâches liées aux contrats, comme l’envoi de rappels pour les renouvellements ou la gestion des délais de résiliation.

Les devis permettent de formaliser une proposition commerciale et de la transmettre au client. En les gérant de manière électronique, vous pouvez les stocker de façon centralisée. De plus, grâce à cette solution, vous pouvez simplifier le processus de validation et de suivi des devis.

Les bons de commande, les fiches de paie et les documents RH

Les bons de commande peuvent également être gérés de manière électronique. En automatisant le processus, vous gagnez du temps et évitez les erreurs liées aux saisies manuelles. À cela, s’ajoutent également les fiches de paie. En les stockant dans un système de GED, les entreprises peuvent faciliter l’accès des employés à leurs bulletins de salaire, ainsi que leur archivage à des fins légales.

Enfin, les documents RH, tels que les contrats de travail, les demandes de congés, les fiches de poste, peuvent aussi être gérés de façon numérique. Cette solution facilite la consultation de ces documents et leur mise à jour.

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